外国人を雇用した際の必要書類｜届出書類の記載方法を解説

外国人労働者の採用を行う企業が増えてきています。
では外国人労働者を雇用する時には日本人と同じ手続きで良いのでしょうか。
実は外国人雇用した際には「外国人雇用状況の届出」という書類をハローワークに提出する必要があります。

本記事では、外国人雇用の必要書類である「外国人雇用状況の届出」について、概要、提出の方法、提出しなかった場合の罰則について詳しく解説をしていきます。

外国人雇用状況の届出とは

「外国人雇用状況の届出」とは、外国人を雇用する際、また離職の際に、全ての事業主がハローワークに届け出る必要がある書類のことです。
2007年に外国人労働者の雇用の安定や職業生活の充実、再就職のサポートを目的として、義務化されました。

労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律に「事業主は、新たに外国人を雇い入れた場合又はその雇用する外国人が離職した場合には、厚生労働省令で定めるところにより、その者の氏名、在留資格、在留期間その他厚生労働省令で定める事項について確認し、当該事項を厚生労働大臣に届け出なければならない。」という条文があり、それが届出の根拠となっております。

外国人雇用状況の届出をしなかった場合

外国人雇用状況の届出を提出しなかったり、嘘の報告を行ったりする際には30万円以下の罰金の対象になりますので、注意が必要です。

外国人雇用状況の届出の対象となる外国人

では、どのような外国人を受け入れる際に届出の対象になるのでしょうか。

結論としては日本の国籍を有しない方、もしくは「特別永住者」（在日韓国・朝鮮人等）ではない方で、在留資格「外交」、「公用」以外の下記の在留資格の全ての外国人を雇用する場合、もしくは離職の場合は届出が必要となります。

・教授
・芸術
・宗教
・報道
・投資・経営
・法律・会計業務
・医療
・研究
・教育
・技術
・人文知識
・国際業務
・企業内転勤
・興行
・技能
・技能実習
・文化活動
・短期滞在
・留学
・就学
・研修
・家族滞在
・特定活動
・永住者
・日本人の配偶者等
・永住者の配偶者等
・定住者

外国人雇用状況の届出の記載方法と提出方法について

外国人雇用状況の届出方法については、対象となる外国人が雇用保険の被保険者となるのか、そうではないのかによって使用する様式や届出先となるハローワーク、届出の提出期限が異なりますので、それぞれで解説をしていきます。

雇用保険の被保険者となる外国人について届け出る場合

【雇入れ時】には下記が必要となります。

届出事項	氏名 在留資格 在留期間 生年月日 性別 国籍・地域 資格外活動許可の有無 在留カード番号 雇入れに係る事業所の名称及び所在地など、取得届に記載が必要な事項
届出方法	ハローワークに提出、もしくは電子届出
届出先	ハローワーク
届出期限	翌月10日まで

「17」～「22」欄の外国人の情報の記入が必要となります。

雇用保険被保険者資格取得届（様式第２号）
https://hoken.hellowork.mhlw.go.jp/assist/001000.do?screenId=001000&action=koyohohiLicenceLink

【離職時】には下記が必要となります。

届出事項	氏名 在留資格 在留期間 生年月日 性別 国籍・地域 資格外活動許可の有無 在留カード番号 離職に係る事業所の名称及び所在地など、喪失届に記載が必要な事項
届出方法	ハローワークに提出、もしくは電子届出
届出先	ハローワーク
届出期限	翌日から起算して10日以内

表面の「住所（被保険者の住所又は居所）」欄の他、裏面の「14」～「18」欄に外国人の情報の記入が必要になります。

雇用保険被保険者資格喪失届（様式第4号）
https://hoken.hellowork.mhlw.go.jp/assist/001000.do?screenId=001000&action=koyohohiLicenceLink

雇用保険被保険者とならない外国人の届出

【雇入れ時・離職時】には共通で下記が必要となります。

届出事項	氏名 在留資格 在留期間 生年月日 性別 国籍・地域 資格外活動許可の有無 在留カード番号 雇入れ又は離職年月日 雇入れ又は離職に係る事業所の名称、所在地等
届出方法	届出様式はハローワークの窓口で配布しているほか、厚 生労働省ホームページからダウンロードすることもできます。
届出先	ハローワーク
届出期限	雇入れ、離職の場合ともに翌月の末日まで。

下記の1~10の届出事項に外国人の情報を記載して届け出てる必要があります。

引用：（外国人を雇用する事業主の方へ）外国人雇用はルールを守って適正に
https://www.maff.go.jp/j/keiei/foreigner/attach/pdf/index-50.pdf

外国人雇用状況届出の電子申請について

これらの手続きはハローワークに直接提出することもできますが、
電子申請にも対応しております。

届出はインターネットで登録できます。

過去に一度でも「外国人雇用状況の届出」をハローワークの窓口で行ったことのある事業主はインターネットからの直接の新規登録の手続きができません。
その場合は、ハローワークに問い合わせることで、利用ができるようになります。

外国人雇用状況の届出の注意点

はじめにも説明したように、そもそも届出をしなかったり、届出に虚偽の報告があったりした場合には30万円以下の罰金が科されることがあります。
必ず届け出るように、これまで届出ていなかった事業者に関しては、早急にハローワークに連絡し、指示を仰ぐことが好ましいでしょう。
また注意が必要なのが、説明しているように離職時にも手続きが必要になりますので忘れないようにしましょう。

契約書・社会保険・労働保険・税金は日本人と同じ

雇用契約書や社会保険、労働保険、税金の関係などの手続きや書類は一般的な日本人と変わりません。
外国人だからといって日本のものが適応されないということはなく、日本の労働者の1人として同じく適応されますので、普段の手続きをする必要があります。

中には「手取りが少なくなるので、社会保険に入りたくない」「これまでずっと入ってこなかった」という外国人の方もいますが、これは認められないことなので労働時間や雇用形態によって適切に処理が必要です。

また特に雇用契約書などの書類は日本語で書かれているので、後々「聞いてなかった」「知らなかった」「言ったはずだ」「書いてあるはずだ」というトラブルになりやすいので余計注意が必要です。
特に漢字で書かれている場合や、意味が曖昧なものなどは翻訳や通訳のスタッフの方を一時的に付け、契約書を翻訳して別途作ってあげたり、一度協議の場をしっかりと持ち、認識の齟齬がないように進めることが必要です。

特定技能・技能実習生は特別な書類が必要になる

技能実習生や特定技能の場合はそのほか別途必要になる書類があります。
指定の監理団体、登録支援機関、もしくは行政書士の指示を仰ぐ必要があります。

外国人採用・雇用・受け入れの際の注意点

時間

まず外国人材を採用する際には日本人と同等、もしくはそれ以上の時間がかかります。特に海外から受け入れを行う場合は、内定を出してから短くても1.5ヶ月、長いと半年以上はかかることがよくあります。
特に技能実習生や特定技能の受け入れの場合は、外国人材自身が日本に初めて来るという場合もあるでしょうし、それに伴うトレーニング、準備、また在留資格の申請手続きなどが必要になります。

コスト

採用・雇用の際には当然のことながらコストがかかることがほとんどです。一度外国人材を受け入れると、友人を紹介してもらったり、家族で働きたい人がいたりと芋づる式に採用をすることが可能ですが、最初のうちであったり大量に人が必要な場合は一般的には下記のようなコストが発生します。
-人材紹介料
-人材派遣料
-求人広告費
-在留資格の変更、更新手続き
-管理費（技能実習生・特定技能の場合）
-そのほか費用

人材紹介、派遣会社、監理団体の選定

外国人材を採用する方法として挙げられるのが外国人の人材紹介、派遣の会社を利用することでしょう。また技能実習生や特定技能の受け入れの場合は海外との送り出し機関との関わりや国内の、監理団体（登録支援機関）からの支援を受けることになります。

もちろんちゃんとした会社が多いと信じたいですが、対応がよくなかったり、法律等の知識が薄かったりすることもあります。
また外国人材が今持っている在留資格を変更する場合や更新する場合で、受入企業がそのサポートをする際には、自分達でも手続きは可能ですが、多くの場合は外国人の手続き専門の行政書士にお願いすることになります。
行政書士もプロではあるものの報告連絡相談が遅かったり、期限ギリギリまで対応していただけなかったりするので、しっかりと選んでお願いすることが必要です。

日本語レベルの確認

外国人採用・雇用のトラブルで多いのが日本語レベルが足りないということです。応募・面接の段階で、もしくは日本語能力検定試験（JLPT）で確認することができますが、外国人自身も面接対策をして臨んでいるでしょうから、実際に働いてみると日本語レベルが合わない、もしくは専門用語などが混じっていると全く通じなくなってしまうということもあります。
もちろん学ぶ意欲があれば問題ないですが、なかなか面接の時に知ることができないこともありますし、価値観が違うことによって起きる問題もあるでしょう。
日本人採用の際も同じではありますが、しっかりと時間をかけて慎重に専攻のプロセスを儲けることが必要です。

労働条件のすり合わせ

日本語レベルにも関わってきますが、外国人を受け入れてから「この条件が違う」「そうとは知らなかった」や逆に「こう言っていたはずだ」など労働条件の認識の違いによって大きなトラブルに発展してしまうことがあります。
日本人同士でも起きてしまう問題なので、言語、商習慣、価値観が違う外国人とではよりその可能性が高くなります。
受け入れる前には言葉の意味や条件をフワッと、曖昧にせずしっかりとお互いが理解して、すり合わせる時間、機会をとって雇用を始めると良いでしょう。労働条件の確認の際にだけ通訳や翻訳のスタッフを入れる、もしくは契約書を受け入れる方の言語に翻訳して、提示することが後々のトラブルを回避するためには良いでしょう。

日本人スタッフとの関係性・環境作り

外国人採用を始める際に注意したい点として日本人スタッフとの関係性や環境作りも挙げられます。
これまで外国人スタッフを全く雇い入れたことがないという職場であれば慣れるまでに時間がかかるスタッフもいるかも知れません。
事前に説明しておくことがスムーズな組織への定着に繋げることができます。

また国や地域によっては宗教的な理由によって食べられない食べ物があったり、肌を露出できなかったり、お祈りの時間や場所が必要であったりします。
日本人スタッフにはそのような対応はやっていないからということではなく、必要最低限の準備は事前に受け入れをする外国人に確認をして整えておく必要があります。

帰国のリスク

外国人の受け入れの際のリスクとして帰国のリスクがあります。もちろん日本に長く住んでいたり、家族がこちらに来ていたりする場合は別ですが、単身で在留している場合は家族が母国にいたりするので、家族の体調や関係、結婚や出産などのイベントで一時的な帰国や、長期での帰国などがのリスクが考えられます。
日本人であれば国内で住みますが、外国人の場合は費用と時間を掛けて海を渡る必要があります。異国に住んでいること自体がそもそも精神的にも安定しないこともありますので、それがデメリットの1つとして挙げられるでしょう。

「外国人だから」ということで特段手続きが省かれたり、書類がなかったりするということはなく、むしろ日本人の労働者よりも注意が必要なことがたくさんあります。

これから本格的な人手不足になる中で、外国人材の採用・雇用は切っても切れない状況になっており、
外国人採用するのであれば、しっかりと注意点やデメリットを把握し、ともにスムーズな事業の運営ができるよう、後々の問題に繋がらないように受け入れ環境を整えましょう。

外国人雇用時の必要書類　まとめ

今回は外国人の採用・離職の際の外国人雇用状況の届出について説明をしました。
初めての外国人採用の際は戸惑うことがあるでしょうし、またすでに外国人採用を進めている事業者は慣れていても、忘れてしまうことなどがあるでしょう。

現在ではインターネットでの申請もできますので、「雇用」「離職」の際は必ず、提出することを忘れずに、罰則が貸されないようにすることが必要です。