外国人の採用手続き｜面接から雇用の流れまで徹底解説！

人手不足が深刻化する中、外国人採用を検討する企業が増えて来ています。この記事では外国人採用手続きや雇用の流れ、注意点について解説していきます。

外国人の採用手続き

日本にいる外国人を雇う方法は、意外と簡単!? まずは、外国人採用にあたっての3ステップをご説明します。

1. 就労資格を持つ外国人の雇用手続きについて 最初に在留資格を確認し、在留カードの提示を求めましょう。 在留カードとは、簡単に言うと外国人の方が日本に滞在している間、国が発行・確認している身分証明書の事です。 大きさはちょうど運転免許証くらいの大きさですね。
参考リンク

在留カードには、

• 住所
• 氏名
• 年齢
• 在留資格の種類… 就労可能なのか？就労していい仕事の種類など。
• 日本での滞在期限
• 本人顔写真
• 国が発行した認可番号

が主に記載されています。

このカードの内容の記載を確認し、

• そもそも就労が可能なのか？
• 日本にいつまで滞在可能なのか？
• 住所は明確か？

など基本的な外国人採用のポイントを確認しましょう。
日本人の採用だとここの確認にさほど心配はないですが、履歴書を見て確認する事を外国人の場合は在留カードを見てまず本人の身分証明を確認する。 と思ってもらえばいいと思います。 在留資格に関しての説明は以下リンクがわかりやすい為、ご紹介しておきます。
出入国在留管理庁HP

たいていの会社は上記リンク表で技能が何号か？を在留カードから確認してもらえば大丈夫です。 自社の職種に当てはめると、適合した在留資格かどうかを確認してもらえればOKです。 留学生でそもそも就労不可とか、外国人本人の家族で就労時間に制限がある方は別途注意が必要になります。 在留資格がもともと就労不可の方を、自社で採用する場合は別途在留資格を変更する必要があります。 在留カードと在留資格に問題がなければ次のステップです。 本人と雇用契約書を取り交わし、ハローワークに提出しましょう！
※雇用契約書のテンプレート参考 厚生労働省HPより

在留資格「特定活動」による雇用が可能

雇用契約書については、日本人と同様ですので外国人に特化した雇用契約書というものはありませんのでご安心ください。 記載する内容も同じです。 ただ日本のハローワークに提出するのですから、最低限の日本語を本人に記載させることは必要になりますね。 そこは一緒になって協力してあげてください。 以下、雇用契約書の参考リンク。
厚生労働省HPより

上記で、「一緒になって協力してあげてください。」 と申し上げたのは、やはり外国人の方ですので日本人のようにすべてが当たり前のように言葉の理解が早いとも限りません。 特に給与部分の説明や、休日の記載、有給休暇の付与日数などは、労働者にとって非常に重要な部分ですので、丁寧に説明し誤解のなきよう慎重に進めてください。 雇い入れの段階でこのような丁寧な説明ができる事が、本人との将来の信頼関係を早く作り上げる事に少なからずつながると思います。 外国人の方も同じ人間です。 こちらが最初から温かく接する事で、彼等もそれを恩義に感じ取り、一生懸命に会社の為に働いてくれるものと覚えておきましょう。 それは私の経験上、今の所100％の確率で事実です。 あとは当たり前の話ですが、この雇用契約書を締結しない状態では、絶対に雇用を開始してはいけません。 後々のトラブルが起こるのはここの手続きを適当に済ませる事で大半は発生しているケースが多いです。 日本人同様の話ですけどね… 。

ハローワークへの届出方法について

外国人採用の場合も、日本人の採用と同様に、雇用契約書と雇用保険申請はセットとなりますので関係書類は揃えて管轄のハローワークへ届け出を速やかに済ませましょう。 雇用対策法に則って雇い入れの際にハローワークに対して
・外国人労働者の氏名
・在留資格
・在留期間
について確認をして届出をしなければなりません。 （ただし外国籍の方でも、在日韓国人や朝鮮人等の特別永住者については、届出の必要がありません。その他諸外国の方が必要となりますね。） 雇用保険の申請は被保険者である場合と、そうでない場合で多少記載事項が異なりますが、 ハローワークの窓口担当者の方に聞けば丁寧に説明してくれると思います。 提出の注意点としては、提出期限は雇い入れから一か月がルールです。 記載不備等に備えて早めにみなさん申告を終えておいた方がいいでしょう！
雇用契約書のテンプレートダウンロード参考。
※雇用契約書のテンプレート参考 厚生労働省HPより
外国人労働者の採用面接時の確認事項について

外国人労働者の採用面接時の確認事項について

外国人採用をする場合、面接での注意点としては、まず採用側の前提として、国籍による差別意識は排除した状態で臨んでください。 実際に国の法律でも労働基準法3条にその規定が示されています。 いかなる国籍の外国人でも、面談前にそこの判断を加える事はNGとなります！
労働基準法　参考

■外国人の採用面接時の3つのポイント

1. 採用希望者からの質問には明確に回答をする。
   →日本語能力に障害があるケースが多い場合が想定されますが、そこは真摯に返答しておく事がお互いの為に、大切ですね。 ポイントは給与・残業・昇給・業務範囲といった部分は特に丁寧に説明をしてください。
2. 採用側からの質問は、要点をシンプルに。
   →在日の理由や、志望動機、職務経歴、本人の自己PRなど。 質問をしている中で、チェックしたい事として日本語能力や採用希望者の人柄、一般常識レベルなどは意識して確認できるといいと思います。 事前に質問事項は決めておくと面接がスムーズに進むと思います。
3. 面接の緊張感を解く配慮をする。
   →外国人ですので、日本人の面接官と対峙している緊張感はよほど肝の据わった外国人でない限りかなり高い確率で過度の緊張をしているケースがほとんどです。 自分の経験からしますと、100％過度に緊張して臨んでいる外国人の方が多いです。 多少の緊張を持って、面談に臨んでもらう事はもちろん必要ですが過剰の緊張はお互いの面接結果をより深いものにすることの邪魔になりますのでNGです。 日本の印象や好きな食べ物、興味ある話題などを先に軽い質問をしてあげられると、本来の人柄やその後の聞き取りしたい情報もスムーズに引き出す事ができると思います。

在留カードの確認方法?不法就労幇助罪にならないためには？

近年は外国人労働者の雇用について、国が制度を緩和している事もあり年々増加傾向です。 その中で、企業側が身に付けておく知識を解説しておきます。

1.偽造在留カードに注意。

2012年より入管法改正に伴い，現在の在留管理制度がスタートしました。 在留カードにはある程度、偽造防止措置がされていますが、近年はその手口が巧妙化しています。 不安な点があれば、カード登録番号を入国管理局に問合せする事も有効な手段です。 参考リンク
その中でも、他企業からの転職者の場合は、その点に念のため注意を払っておきましょう。 偽造在留カードを使用した外国人を雇用した場合、それは故意でなくても企業側はその不法滞在を幇助した罪に問われかねない事は覚えておいてください。

2．採用側が在留カード確認実施をするポイント

• 原本の確認
• 両面コピーを企業側で必ず取る。

この2点は、必ず採用時に実施するか、もしくは面接実施前に確認をする事をお勧めします。

外国人をアルバイトで採用する場合

外国人をアルバイトで採用する場合に関しての流れをここで説明しておきます。 いろいろな点で外国人雇用に関しては苦労するなとの印象をお持ちの方が多いでしょうが、外国人のアルバイト雇用に関して限定してお話するのであればさほど構える必要はないです。 ポイントは以下になります。

「身分証明書の確認」

• パスポート
• 在留カード
• 学生証
• 資格外活動許可有無の確認実施　※留学生・特定活動・家族滞在の場合のみ

特に「在留資格」を在留カードでまず確認してください。 そこで就労可能か？の判断をまずします。 在留資格の種類は国が定めるもので、複数種類がありますが、定住者と永住者の違いに注目してください。 その名の通り定住者は滞在有期限、永住者は滞在無期限。の意味合いです。 ここからどの程度、日本で働けるか？会社雇用期間はどのくらい見込めそうか？を判断すると 自社の雇用ニーズにマッチしているか？の判断基準になりますね。

アルバイト採用ができる在留資格、注意が必要な在留資格

■外国人をアルバイトで採用できる在留資格は主に8つあります

1. 定住者
2. 日本人の配偶者
3. 永住者
4. 永住者の配偶者
5. 特定活動（ワーキングホリデー）
   →上記5つに関しては、問題なく雇用が可能です。
6. 留学
7. 文化活動
8. 家族滞在
   →この3つに関しては、雇い入れ前に管轄の入国管理局へ「資格外活動許可の申請」が必要になります。

上記ポイントを最初に確認する必要があるため、在留カードの提示が速やかに行えない雇用希望者はその時点で採用NG判断が賢明です。 企業側も不法就労責任を担う事になりますので、無駄なトラブルを避ける上でここは事務的に処理を進める事をお勧めします。 上記の「資格外活動」とは「在留資格によって認められている活動以外に、収入や報酬を受けること」を指します。 この申請に関しては、企業側ではなく本人自身で申請をする必要がありますので採用側が行う必要はありません。 留学生に関しては滞在目的として、主に勉学に励む事が主ですのでその本来の目的を外さないでね。といった意味合いで国の許可が必要になるという事ですね。 ちなみに風俗店は勿論NGですが、酒を提供するようなスナック、パチンコ店での雇用も禁止されています。

外国人を正社員で採用する場合

外国人の正社員採用をお考えの場合は、外国人アルバイトを雇用する場合での基本的な確認要件に加えて

• 自身で在留資格が取得可能な人材か？
• 専門的な知識を有している人材か？

を確認する必要があります。
語学専門講師や大学講師、経営や法律・医療のスペシャリストといった分野の専門的なスキルを持っている外国人の方は、就労許可を取得する事は割と容易です。 専門的知識をともなう様な業務ならほぼ正社員雇用ができる。 就労許可を取得するには、申請時に仕事の専門性があるか？ないか？を明確に示す事がポイントと覚えておいてください。 逆に単純労働を繰り返すような仕事の正社員雇用は少しハードルが上がります。 仕事の専門性が薄い場合は、「単純労働者」と分類され、就労許可が下りないケースがありますので事前にご注意ください。 単純労働の例を挙げるならば、ビルの清掃業や飲食業での皿洗いなど入社時に特別な技術をさほど必要としない労働をイメージしてもらえばいいかと思います。

正社員雇用ができるビザタイプは？

出入国管理及び難民認定法上、以下の4つの形態は正社員採用がOKです。

1. 技術・人文知識・国際業務
   ・企業内転勤・技能/教授/投資・経営/法律・会計業務/医療/研究/教育に関連する専門職
2. 定住者や永住者か日本人の配偶者
3. 技能実習
4. 特定活動

外国人看護師さんや介護福祉士候補者、ワーキングホリデーなどの外国人材等 基本的には、専門職や技術職は正社員雇用が認められています。 定住者、永住者、日本人の配偶者のケースは高いハードルなく正社員雇用が法律上可能です。
※技能実習は海外から雇用する事を基本としているので、特定技能者は在留外国人でも採用できます。ただし該当職種の試験に合格する事が前提ですのでここでの説明は割愛します。

正社員雇用の際に在留資格変更が必要となるビザタイプ

会社の事情によっては、長く働いてもらっている留学生などの外国人アルバイトを正社員に登用したいなどの悩みがあるかと思います。もしくは週28時間労働の縛りを無くして、日本人同様の労働時間を確保したい。など。 その際に必要になる要件をまとめておきます。

• 1年以上の契約期間がある条件で採用しなおすことを前提に就労ビザの申請を出す
• 就労ビザは基本的に単純作業では取得できない

※コンビニやレストランのような作業主体の仕事は許可が下りません。 あくまで前述でも記載している通り、専門性を付帯している業務に限ります。 例外として、近年は作業主体のみの業務だけですと、許可が降りないのが一般的ですが 店舗マネージャー、外国人専用の研修・教育を担当した際に許可が下りるケースが出てきています。 正社員登用に関して迷われている人材に関しては、諦める事なくお近くのハローワークや管轄労働局に問合せするといいですね。

■変更が必要になるビザタイプは以下となります。

1. 特定活動タイプ
2. 留学・研修タイプ
3. 短期滞在・家族滞在タイプ
4. 文化活動タイプ

※分かり易く言うと、研究目的の来日をしている方です。 外国人を正社員に登用することは、この先の日本の事情を考えると益々増えてくると思います。 外国人採用の前提としては、日本人同様に自社の利益追求や業務生産性を上げるために慎重に検討すべき課題ですが上記ポイントを押さえて、優秀な外国人を確保できるといいですね！

正社員雇用の際に在留資格変更が不要なビザタイプ

前述ケースとは反対に、変更不要のビザタイプは以下になります。 日本人同様の労働条件で、法的な制約なく正社員として採用することができると思います。 いずれも単純労働に該当せず、一定の高度専門知識や技術が伴っている職業が前提となります。
1. 外交・公用関係
2. 大学教授
3. 高度専門職
4. 企業経営者・管理者
5. 外国報道機関の記者・カメラマン
6. 弁護士・公認会計士
7. 医療従事者
8. 教育機関の講師
9. 企業内転勤者　※外国事務所からの転勤
10. 介護福祉士
11. 俳優・歌手・プロスポーツ選手
12. 永住者や日本人の配偶者 など。
上記職業は国の発展に貢献できる。といった観点から定められている職業は優先的に労働時間等に制限のない働き方が認められていますね。

在留資格変更の手続き

変更の手順は以下です。

1.出入国在留管理局にて手続き申請方法

例えば、留学から就労の在留資格への変更許可申請は、原則として外国人本人が申請を実施する必要があります。 本人に必要になる書類を、会社が揃えてあげて合わせて管理局へ提出し完了といった流れです。

2.必要書類について

→本人自身で用意する書類と、会社が用意するべき書類があります。

■本人用意

• パスポート ※期限切れはNG
• 在留カード
• 在留資格変更許可申請書
  ※申請書は入国管理局窓口か、法務省HPより取得可能です。
  “参考リンク”：http://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/index.html
• 申請理由書
  ※この提出は任意ですが、就職する理由や在留する明確な理由を記載した文書を合わせて提出すると審査がスムーズになりますね。

■会社からもらう書類

• 法人登記事項証明書 ※申請前3ヵ月以内に発行
• 雇用契約書のコピー ※労働条件や給与関係の記載があればOKです。
• 会社決算報告書のコピー
• 源泉徴収票のコピー ※直近1年間分のものでOK
• 会社案内 ※資本金や事業内容、経営者の名前等、HPに記載されている程度の内容でOKです。
• 雇用理由書 ※任意です。入国管理局の理解を早める為にあればベターです。

■教育機関からもらう書類

• 卒業証明書（または卒業見込証明書）
  ※原則、日本語で記載されているものが好ましい。 申請後の流れをお伝えしておきますと、おそらく早くて一か月後ぐらいに審査結果がきますので、遅くとも二か月～三か月前での申請手続きをお勧めします。 審査の結果については後日郵送にて通知されます。

3.申請手数料について

入管法手数料令の規定によって、在留資格の変更許可を受けた場合には4,000円を納付する必要があります。 納付方法は入国管理局現地で収入印紙を購入して、申請書に貼り付けとなります。 手数料の支払いに関しては、本人が支払うか？会社が支払うか？のルールはありません。 有望な外国人であれば、小さい額ですがその費用を会社で負担してあげるといいと思います。 日本入国初期段階では、経済的な悩みを抱えている外国人労働者は多くいます。 会社からのフォローは金銭面だけでなく、外国人ではなかなかハードルが高い生活面での手続きやアドバイスも非常に本人達にとって有益となります。 採用後に業務以外で些細な事を相談された際に、親身になって解決してあげると、本人も仕事でのパフォーマンスが比例して上がるものです。 外国人が仕事に集中できる環境作りを積極的にサポートしてあげてくださいね！

外国人採用手続きに関する支援サービス

ここでは、採用に関するルールや流れはわかったけど実際に自分で実行するには、ちょっと自信がないな…。といった方の悩みに解決してくれる支援サービスをご紹介しておきます。

1.外国人雇用管理アドバイザー制度

お近くのハローワークや管轄労働局など、外国人雇用に関して事前に悩みや不安を解消しておきたいといった経営者や採用担当者の皆さんには心強いサポートを受ける事ができます。 一連の流れはここまでご紹介した説明で、理解いただけたと思いますが国のサポートを最初から受ける事は知識習得の時間短縮につながりますね。

2.外国人採用支援サービス

大手の派遣会社から地元の外国人スタッフ派遣会社まで、近年は様々です。 自社で外国人を直接雇用する事には、抵抗がある企業様は派遣型で外国人を採用してみるのも一つの手です。 メリットとしては、関係公的機関への申請手続きを派遣会社が一括で担ってくれますので、採用までの時間短縮が可能です。 加えて、入社後に思っていた想定能力を下回る場合には、一定期間で解雇が容易と言えます。 デメリットとしては、その手続きを他社へ委託しますので手数料が初期費用に加えて月額で永続的に発生します。 費用に関しては登録派遣会社によって様々ですが時給換算でいいますと、本人時給1,000円に対して派遣会社手数料がプラス500円といったイメージをしていただけるとわかりやすいと思います。
参考リンク

3.行政書士のサポート

最後にご紹介するのが、行政書士さんのサポートを受ける事です。 外国人自身で入国管理局等に申請できるほど、日本語能力を有している外国人なら問題ありませんが、自己申請させるには不安ある企業様や業務に採用者を専念させたい場合に行政書士さんがその手続きを代行してくれます。 手数料に関しては、行政書士事務所によって様々ですが費用平均値としては、 1案件につき10万～15万円程度が市場相場となっています。 費用面で問題なければ、プロに法的な問題をすべてクリアしてもらうのも一つの手だと思いますよ。 時間的な制約や知識習得にかける時間を大幅に短縮できると思います。
参考リンク